Как сменить фулфилмент без остановки продаж

Сменить фулфилмент без остановки продаж можно, если переезжать поэтапно: сначала сверить остатки и подготовить новый склад, потом перевезти часть товара, переключить поставки и отгрузки, и только после этого закрыть старого оператора. Весь переезд обычно укладывается в две-три недели, а продажи идут на остатках, которые физически остаются на старом складе, пока новый не принял товар. Ниже — план по дням, список того, что нужно забрать у старого оператора, и ошибки, которые чаще всего приводят к остановке.

Мы сами принимаем товар от селлеров, которые переезжают от другого фулфилмента, и видим, на чём спотыкаются. Статья не юридическая консультация: условия выхода из договора смотрите в своём договоре и показывайте юристу. Цены ниже указаны без НДС и взяты из прайса.

Когда пора менять оператора

Менять фулфилмент имеет смысл не из-за одной ошибки, а когда ошибки повторяются. Тревожные признаки:

• остатки в вашей системе и у оператора расходятся каждую неделю, а причины объясняют по-разному;
• вы получаете штрафы маркетплейса за пересорт и недовложение, но оператор не признаёт вину и не показывает данные приёмки;
• отгрузки регулярно опаздывают, а срок «в течение суток» в договоре только на бумаге;
• вы не видите остатки и операции в кабинете, а отчёт приходит раз в неделю таблицей;
• условия хранения или тарифы поменялись без согласования;
• оператор не готов подключиться к вашей учётной системе через API.

Если узнали две-три позиции, стоит посчитать цену ошибок за квартал: штрафы, потерянные заказы, часы на разборки. Как проверять оператора до подписи, написано в статье про договор с фулфилментом.

Принцип: не выключаем, а переключаем

Главная ошибка при смене оператора — остановить отгрузки на старом складе, пока новый не готов. Правильная схема другая: две площадки работают параллельно, а трафик переносится порциями.

1. 1Старый склад продолжает собирать заказы на своих остатках.
2. 2Новый склад принимает первую партию и начинает отгружать часть ассортимента.
3. 3По мере того как остатки на новом складе растут, вы отключаете позиции на старом.
4. 4Когда на старом остатков нет, договор закрывается.

Этот подход требует аккуратности с остатками: один и тот же товар не должен публиковаться с двух складов одновременно с общим количеством. Если у вас две схемы на одном артикуле, нужен чёткий контроль: на каждый момент вы знаете, сколько где лежит. Поэтому первый шаг — инвентаризация.

План переезда по дням

Ориентировочный график на три недели. Сроки зависят от объёма и от того, насколько быстро старый оператор отдаёт товар.

Дни 1–3: сверка и документы

• Запросите у старого оператора актуальный отчёт по остаткам с разбивкой по артикулам, штрихкодам и маркировке.
• Сверьте его с вашей учётной системой и данными кабинетов маркетплейсов. Расхождения запишите: это основа для претензий и для проверки приёмки на новом складе.
• Перечитайте договор: срок уведомления о расторжении, порядок возврата товара, стоимость вывоза и хранения в период переезда.
• Уведомите старого оператора письмом в форме, которую требует договор. Не обещайте точную дату вывоза, пока не согласовали её.

Дни 4–7: подготовка нового склада

• Передайте новому оператору список товаров с габаритами, штрихкодами, требованиями к упаковке и признаками маркировки.
• Настройте обмен данными: кабинет, а при необходимости API. У нас доступен открытый REST API v1.1 с вебхуками и песочницей, подключить можно любую вашу систему: остатки, приёмки, заказы FBS и отгрузки. Заявку на приёмку можно создавать прямо из своей системы.
• Согласуйте окно забора: при переезде от другого фулфилмента мы забираем товар по Петербургу бесплатно. Страница про переезд описывает порядок.
• Выберите первую партию: товары с самой стабильной оборачиваемостью, чтобы быстро проверить процессы.

Дни 8–12: первая партия

• Заберите товар со старого склада по акту. Пересчитайте его при погрузке: расхождения по актуальному отчёту лучше зафиксировать сразу.
• На новом складе товар проходит приёмку по единицам: каждая принятая единица получает свой код, либо используется код «Честный знак». Вы получаете отчёт с количеством и браком.
• Проверьте, что остатки в кабинете совпали с актом. В нашем кабинете данные обновляются с задержкой около минуты, посмотреть интерфейс заранее можно на демо.
• Включите отгрузку первой партии на новом складе и отключите те же артикулы на старом.

Дни 13–18: основной ассортимент

• Повторяйте цикл партиями. Ежедневно сверяйте остатки на обоих складах с маркетплейсами.
• Если вы работаете по FBO, готовьте новые поставки уже с нового склада и следите за слотами: подробности — в статье про слоты поставок на WB и Ozon.
• Отдельно решите, что делать с возвратами и невыкупами, которые ещё идут на старый склад.

Дни 19–21: закрытие

• Заберите остаток товара, возвраты, упаковочные материалы и документы.
• Получите акт сверки услуг и расходов.
• Закройте доступы старого оператора в кабинетах маркетплейсов и к API: отзовите токены и пароли.
• Подпишите соглашение о расторжении или дождитесь окончания срока уведомления.

Что забрать у старого оператора

Это список, который часто теряется в спешке. Забирайте не только товар.

Как не потерять продажи

Остановка продаж при переезде обычно происходит по трём причинам.

Товар ушёл со старого склада, а на новом ещё не принят

Решение: вывозите товар по частям и не отключайте остатки на маркетплейсе, пока новая приёмка не завершена и остатки не видны в кабинете. Если приёмка занимает день-два, разумно делать перерыв только по тем артикулам, которые в этот период едут.

Одни и те же единицы стоят на двух складах

Если остатки публикуются с двух складов, а синхронизация настроена неверно, один склад перезапишет цифры другого. Это известная проблема: она описана в статье про синхронизацию остатков FBS. Проверьте, что в момент переезда за каждый артикул отвечает один склад.

Потерялись коды маркировки

Для товаров с обязательной маркировкой при переезде нужно переносить не только штуки, но и статус кодов. О работе с кодами на нашем складе — на странице про «Честный знак». Уточните у обоих операторов, как оформляется перемещение.

Сколько стоит переезд: считаем на цифрах

Затраты на смену оператора складываются из нескольких частей. Возьмём иллюстративный пример: селлер переезжает с 1500 единицами товара, из них 900 едут по схеме FBS, 600 готовятся к поставке по FBO. Цены без НДС, из публичного прайса.

• Приёмка: 1500 единиц × от 5 ₽ = от 7 500 ₽.
• Упаковка или переупаковка там, где она нужна: допустим, 600 единиц × от 10 ₽ = от 6 000 ₽.
• Штрихкоды, если старые этикетки не подходят: допустим, 300 единиц × от 4 ₽ = от 1 200 ₽.
• Забор товара по Петербургу при переезде от другого фулфилмента: 0 ₽.
• Хранение: примерно три паллетоместа по 60 ₽ в сутки, около 5 400 ₽ в месяц; при комплексе первые 7 дней бесплатно.

Итого разовые расходы на входе составляют порядка 15–20 тысяч ₽, плюс обычные ежемесячные тарифы. Для сравнения посчитайте, сколько вы теряете на штрафах и ошибках у текущего оператора за месяц: если сумма сопоставима, переезд окупается за один-два месяца. Реальную смету под ваш ассортимент мы считаем по заявке, ориентиры по ставкам есть на странице цен.

Отдельно учтите статьи, которые зависят от старого оператора: плата за вывоз, хранение в период выхода, расходники. Узнайте их до того, как отправите уведомление.

Особенности переезда для FBS и для FBO

Схема продаж определяет, какие риски острее.

FBS: главное — остатки и срок отгрузки

На FBS каждый заказ нужно собрать и передать в срок, который задаёт маркетплейс. Поэтому при переезде критичны две вещи: остатки на витрине должны совпадать с физическими, а сборка не должна провалиться в день переключения. Практичный приём: переключайте артикулы утром в будний день, когда на складе вся смена, а не в пятницу вечером. Подробно о задачах сборки и стикерах — в статье про сборку заказов FBS и на странице FBS.

FBO: главное — слоты и поставки

На FBO сложнее с графиком: поставки привязаны к слотам приёмки на складах маркетплейса. Не планируйте переезд в неделю, когда у вас уже забронирован слот. Лучше сначала довезти запланированную поставку со старого склада, а затем подготовить следующую уже с нового. Условия нашего комплекса, вместе с приёмкой, упаковкой и доставкой, описаны на странице FBO, а про сложности логистики маркетплейсов — в разделе о доставке на склады.

Вопросы, которые стоит задать новому оператору до переезда

Хороший оператор не обижается на подробные вопросы. Задайте их письменно и сохраните ответы:

1. 1Как принимается товар: пересчёт по единицам или по коробам, и что вы получите по итогам?
2. 2Какой код получает каждая принятая единица и как по нему видна история движений?
3. 3Где вы увидите остатки и в каком режиме: в реальном времени или раз в сутки?
4. 4Какие данные доступны по API и можно ли создавать заявки на приёмку из вашей системы?
5. 5Что произойдёт, если товар придёт с расхождением: кто и в какой срок сообщает вам и как это фиксируется?
6. 6Как считается ответственность за потерю и порча товара и есть ли компенсация штрафов маркетплейса?
7. 7Какие разовые платежи есть при входе и при выходе из договора?
8. 8Есть ли возможность посмотреть интерфейс и документацию до подписания договора?

Последний пункт можно проверить самому: демо-кабинет открыт без регистрации, а документация API доступна на странице docs.

Как организовать общение внутри команды

Переезд затрагивает не только склад. Заранее назначьте одного ответственного, который отвечает за сроки и держит связь с обоими операторами. Остальные сотрудники должны знать три вещи: с какого дня какой артикул отгружается с нового склада, кому сообщать о расхождениях и что нельзя менять остатки вручную на маркетплейсе в период переезда. Ручная правка остатков во время переключения — частая причина того, что цифры начинают «прыгать».

Заведите простую таблицу переезда: артикул, количество на старом складе, количество принято на новом, дата переключения, статус. Это не заменяет учётную систему, но даёт всей команде общее представление о том, где что находится. Через неделю вы увидите, какие позиции идут быстрее и где нужны корректировки.

Что проверить на новом складе в первые две недели

Первые две недели — период, когда видно, насколько оператор соответствует обещаниям. Ориентируйтесь на измеримые вещи:

• принятое количество совпадает с актом, а расхождения объяснены документами;
• заказы собираются и отгружаются в срок: целевой показатель нашего SLA — отгрузка за 24 часа в 95 %+ поставок;
• точность сборки и инвентарная точность ведутся и измеряются, у нас целевые значения от 99,9 % и от 99,95 % соответственно, подробности на странице SLA;
• любое расхождение можно проследить по истории движений единицы, а не по устным объяснениям.

Если ошибка произошла по вине оператора и подтверждена документами, мы компенсируем штраф маркетплейса по оферте. Условия компенсации уточняйте в договоре: от них зависит, во что обойдётся риск.

Типичные ошибки при смене фулфилмента

• Уведомить о расторжении, не согласовав вывоз товара.
• Начать переезд в сезонный пик, когда склады перегружены.
• Не проверить расхождения по остаткам до вывоза: после погрузки доказывать недостачу сложнее.
• Оставить старому оператору доступы к кабинетам и API.
• Переносить весь ассортимент одной партией: любая ошибка бьёт сразу по всем артикулам.
• Не обновить данные о складе в кабинете маркетплейса или в настройках учётной системы.
• Забыть про возвраты, которые продолжают приходить на старый адрес.

Вывод

Смена фулфилмента проходит безболезненно, когда вы не выключаете один склад, пока другой не готов: сверяете остатки, переносите товар партиями и закрываете старого оператора последним. Закладывайте на всё две-три недели, начинайте не в пик сезона и держите под рукой акты приёмки. Если хотите обсудить переезд под ваш ассортимент, оставьте заявку на странице про переезд от другого фулфилмента: посчитаем сроки и заберём товар по Петербургу бесплатно.