Инвентаризация у фулфилмента: как проверить остаток

Проверить, что остаток у фулфилмента настоящий, можно за один вечер: возьмите свой список SKU, попросите у оператора отчёт на конкретную дату и сверьте три числа — что принято, что отгружено и что должно лежать. Если разница не объясняется документами, у оператора проблема с учётом. Ниже — как читать отчёт инвентаризации, какие расхождения бывают на самом деле, что значит инвентарная точность 99,95 % и как организовать сверку так, чтобы не превращать её в ссору.

Статья написана с позиции склада: мы ведём учёт каждой принятой единицы и видим, откуда в реальности берутся расхождения. Цифры тарифов и целевые показатели — без НДС и из прайса и страницы SLA. Конкретные условия вашей схемы смотрите в договоре.

Что такое инвентаризация у фулфилмента и зачем она вам

Инвентаризация — это пересчёт фактического товара и сравнение с учётными данными. Для селлера, который отдал товар на склад оператора, это единственный способ убедиться, что цифра в личном кабинете совпадает с тем, что лежит на полках. От этой цифры зависят остатки на маркетплейсе: если учёт показывает 40 единиц, а на полке 36, четыре заказа на FBS придётся отменять, а это штрафы и просадка рейтинга. Как остатки уходят на площадки и где теряются, разобрано в статьях про синхронизацию остатков FBS и про причины расхождений остатков.

Важно различать три разных вещи, которые в разговорах называют одним словом:

1. 1Плановая инвентаризация — оператор сам пересчитывает зону, ячейку или весь склад по графику.
2. 2Выборочная (циклическая) — каждый день пересчитывается небольшая часть мест, например те, где только что были движения.
3. 3Ваша сверка — вы запрашиваете отчёт и сравниваете его со своими данными либо просите пересчитать конкретные SKU.

Проверять остаток вы вправе всеми тремя способами. Если оператор не может показать движение товара по SKU за период, то выбирать нужно не способ проверки, а другого оператора.

Три числа, которые нужно сверить

Любой остаток складывается из движений. Поэтому достаточно трёх чисел по каждому SKU на одну и ту же дату:

• принято — по актам приёмки, с учётом расхождений;
• убыло — отгружено в поставки FBO, собрано по заказам FBS, списано, возвращено вам;
• вернулось — возвраты с маркетплейса, которые оприходованы обратно на склад.

Формула простая: принято − убыло + вернулось = остаток по учёту. Если ваши данные дают другое число, чем учёт оператора, расхождение сидит в одном из трёх слагаемых. Искать надо там, а не спорить об итоге.

Пример на цифрах. SKU «Набор А»: принято 500 единиц в двух приёмках (300 и 200), отгружено в FBO 380, собрано по заказам FBS 60, возвращено с площадки 8. Остаток: 500 − 380 − 60 + 8 = 68. Склад показывает 66. Разница две единицы. Это не «ошибка склада вообще», а две конкретные единицы, и их можно найти: сравнить акты приёмки с вашими накладными, потом отгрузки с вашими заявками, потом возвраты.

Как читать отчёт инвентаризации

Хороший отчёт — не одна цифра «остаток» и не PDF с печатью, а таблица, в которой по каждой строке видно, откуда число. Проверьте, что в отчёте есть:

1. 1Дата и время среза. «Остаток на утро 15-го» и «остаток на вечер 15-го» отличаются на все движения за день.
2. 2SKU и ваш артикул. Если в отчёте только внутренний код склада, сопоставить его с вашей системой будет трудно.
3. 3Учётный остаток, фактический остаток и разница по каждой строке — отдельными колонками.
4. 4Статус единиц: доступно к отгрузке, зарезервировано под заказы, в приёмке, в карантине (брак, пересорт, спорные).
5. 5Место хранения — паллетоместо или ячейка, чтобы при проверке можно было прийти и посмотреть.
6. 6Причина расхождения, если оно найдено: пересорт, недостача, излишек, повреждение, несписанный возврат.

Самая частая ошибка при чтении — смешать «доступно» и «всего». Если у вас 100 единиц, из которых 12 в карантине, а 18 зарезервировано под сборку, на маркетплейс должны уходить 70. Если площадка видит 100, часть заказов упрётся в то, чего нет в наличии для продажи.

Откуда берутся расхождения: реальные причины

За время работы мы видим один и тот же набор причин. Ни одна из них не требует злого умысла — это обычные ошибки процесса, которые закрываются процедурой и учётом по единицам.

Пересорт

Две похожие позиции перепутали при приёмке или сборке: размеры, цвета, ароматы, наборы с разным составом. В сумме по складу всё сходится, а по SKU — минус тут и плюс там. Если сверять только общее число единиц, пересорт не виден. Подробнее — в статье про пересорт на маркетплейсе.

Приёмка с расхождением

Привезли 300, по накладной 300, но принято 296. Если акт не подписан или в нём не отражены четыре единицы, они «теряются» между вашим учётом и складским. Всё, что связано с недостачей на приёмке, лучше фиксировать в день приёмки: через неделю доказать, где именно потерялись четыре единицы, уже трудно.

Несписанные движения

Товар отгрузили в поставку FBO, а в учёте он остался на полке, потому что документ закрыли позже. Или наоборот: заказ FBS собрали и передали, но статус не проведён. Для остатка это временная ошибка, но если на ней принимается решение о пополнении или об отгрузке в клиентский заказ, она превращается в реальный сбой.

Возвраты

Покупатель отказался, товар вернулся с маркетплейса. Часть возвратов приходит в хорошем состоянии, часть с браком, часть вообще не приходит, хотя в кабинете площадки значится как возвращённая. Порядок работы с ними описан в статье про возвраты FBS.

Маркировка

Для маркированного товара остаток складывается не только из штук, но и из кодов. Если единица принята без считанного кода, при выводе из оборота возникнет вопрос. Как это устроено, смотрите на странице «Честный знак».

Что значит «инвентарная точность 99,95 %»

Инвентарная точность — это доля позиций (или единиц), у которых учётный остаток совпал с фактическим при проверке. Наша целевая инвентарная точность — от 99,95 %. Слово «целевая» здесь важно: это показатель, к которому мы стремимся и который мерим, а не абсолютное обещание безошибочности.

Что это значит на цифрах. При 20 000 единиц на хранении 99,95 % — это не более 10 единиц расхождения на весь склад. Для одного SKU с остатком 200 единиц допустимая погрешность по такому показателю — меньше одной единицы. На практике расхождение либо есть (одна-две единицы), либо нет.

Однако у любой цифры точности есть три вопроса, которые стоит задать любому оператору:

1. 1Как считается: по единицам или по позициям (SKU)? Точность по позициям легко выглядит лучше, чем по единицам.
2. 2Когда меряется: при плановой инвентаризации раз в квартал или постоянно, циклическим счётом?
3. 3Что происходит, если показатель ниже: есть ли в договоре порядок разбирательства и компенсации?

Условия компенсации — по договору и оферте: мы компенсируем штраф маркетплейса, если ошибка наша и подтверждена документами. Подробнее о том, как проверять оператора до подписи, — в статье «Как выбрать фулфилмент в Санкт-Петербурге».

Таблица: что запросить и как проверить

: Минимальный набор для сверки остатка у фулфилмента

Пошаговая сверка за один вечер

1. 1Выгрузите из своей учётной системы остатки на конкретную дату: например, на 23:59 вчерашнего дня. Если у вас нет такой выгрузки, это первая проблема, которую стоит решить.
2. 2Запросите у оператора отчёт на ту же дату и момент. Если у склада есть кабинет с данными почти в реальном времени и API, это занимает несколько минут: посмотрите, как выглядят остатки у селлера, в демо-кабинете, а выгрузку в свою систему настраивают через открытый API.
3. 3Сопоставьте по артикулу. Всё, что не совпало, выпишите отдельно.
4. 4По каждой строке разницы пройдите по цепочке: приёмка → отгрузки → заказы → возвраты → корректировки.
5. 5Разницу, которую не удалось объяснить документами, передайте оператору списком с вашими расчётами, а не словом «у вас не сходится».
6. 6Договоритесь о пересчёте этих SKU на складе и присутствии вашего представителя или видеофиксации.
7. 7После пересчёта запишите причину каждого расхождения. Через месяц повторите сверку и посмотрите, повторяются ли причины.

Как автоматизировать сверку

Ручная сверка один раз в квартал находит ошибки поздно. Если остатки доступны по API, сверку можно сделать ежедневной и автоматической: система забирает остатки оператора, сравнивает с вашим расчётом (принято − отгружено + возвраты) и показывает только расхождения. Мы не навязываем конкретную систему — подойдёт любая: 1С, МойСклад, CRM, ERP, репрайсер или собственная разработка. Достаточно запрашивать остатки методом чтения и подписаться на вебхуки о приёмках и отгрузках, чтобы не опрашивать склад по кругу. Как получать события в свою систему, разобрано в документации по вебхукам и в гайде по сверке недостач.

Как устроен пересчёт на нашем складе

Чтобы сверка была осмысленной, полезно понимать, как проверяет оператор. В нашей схеме каждая принятая единица получает собственный код (для маркированного товара — код «Честный знак»), поэтому остаток складывается не из цифры в таблице, а из конкретных единиц, у каждой из которых есть история: когда принята, где лежит, в какой заказ или поставку ушла. Когда кладовщик пересчитывает ячейку, он сравнивает не «сколько штук должно быть», а какие именно единицы должны быть. Это позволяет находить не только недостачу, но и пересорт: единица с чужим кодом в чужой ячейке видна сразу.

Отдельно стоит договориться о том, что делать с найденным излишком. Если пересчёт показал на две единицы больше, чем в учёте, их нельзя просто «оприходовать»: сначала нужно понять, чьи они. Возможны три варианта: это ваш товар с другой карточкой (пересорт), это излишек по приёмке, который не отразили в акте, или это чужой товар, попавший в вашу ячейку. Единицы, по которым причина неясна, правильно держать в карантине и не отдавать в продажу, пока не разобрались.

Что делать, если вы хотите проверить остаток при переезде

При смене оператора инвентаризация становится обязательным шагом, а не проверкой по желанию. Перед забором товара со старого склада зафиксируйте остаток по SKU с подписью обеих сторон и только потом везите его на новое место; на новом складе выполните приёмку с пересчётом и сравните две цифры. Всё, что разошлось между двумя актами, — спорная зона, которую нужно разбирать сразу, пока товар и документы ещё под рукой. Подробный план по дням есть на странице про переезд от другого фулфилмента; при переезде от другого оператора забор товара по Санкт-Петербургу у нас бесплатный.

Мини-чек-лист: пять вопросов оператору про остатки

1. 1Показывает ли отчёт движение по каждому SKU, а не только итог?
2. 2Видны ли отдельно доступные, зарезервированные и карантинные единицы?
3. 3Как часто и каким методом проводится пересчёт и кто присутствует?
4. 4Фиксируются ли причины каждой корректировки остатка и кто их вносил?
5. 5Что записано в договоре о порядке разбора расхождений и сроках ответа?

Если на три и более вопроса ответ «нет» или «не знаем», остаток у такого оператора проверять придётся вручную и часто — заложите на это время заранее.

Типичные ошибки при проверке остатков

• Сверять итог «по складу», а не по SKU. Пересорт в итоге не виден.
• Сверять остаток на разные даты и время суток.
• Не учитывать резерв и карантин и сравнивать «всего» с «доступно».
• Требовать пересчёта всего склада вместо выборки: это долго, дорого и обычно ничего не добавляет.
• Откладывать вопросы по приёмке на потом: через две недели документы уже не объясняют, где потеряна единица.
• Принимать на веру отчёт без движений. Остаток без истории — это просто число.
• Не фиксировать причины расхождений: тогда они повторяются.

Вывод

Остаток у фулфилмента проверяется просто, если у оператора есть учёт каждой единицы и движения по SKU. Три числа — принято, убыло, вернулось — дают формулу, по которой любое расхождение можно найти за несколько часов. Показатель инвентарной точности полезен, только когда понятно, как он считается и что происходит при его нарушении.

Если вы сейчас выбираете оператора или сомневаетесь в цифрах текущего, отправьте нам свой список SKU: покажем, как выглядит остаток по каждой единице в нашей схеме хранения, и расскажем, как мы работаем по SLA. Если решите переезжать, ознакомьтесь со страницей о переезде от другого фулфилмента.